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Projektmanagement outsourcen und Vorteile einstecken

7th September 2015

Als externer Dienstleister für Onlineshop-Management bewegt man sich automatisch im Bereich des Outsourcings auf Kundenseite. Ich erlebe häufig, dass sich insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen dieser Möglichkeit nicht bewusst sind oder diese Maßnahme ausblenden, da Verantwortlichkeiten in fremde Hände gegeben werden müssten. Dabei ist das Outsourcing von Projektmanagement-Aktivitäten gerade für Mittelständler eine interessante Option, bereichsspezifisches Know-How in das Unternehmen zu transportieren und das eigene Geschäft voran zu treiben.

Outsourcing im allgemeinen bedeutet, bestimmte Dienstleistungen nicht mehr selbst zu leisten, sondern sie auf ein Dienstleistungsunternehmen zu übertragen, welcher die Leistungen wirtschaftlicher erbringt als das outsourcende Unternehmen. Als Grund für das Outsourcing betrachtet El Baz insbesondere 3 Aspekte1:

  1. Effizienzsteigerung
  2. Übertragung von Verantwortung
  3. Reduzierung von Projektkosten

Das sagen Unternehmen

Die University of Applied Sciences bfi Wien hat eine erste Studie zum Thema „Outsourcing von Projektmanagement-Aktivitäten“ durchgeführt und festgestellt, dass bereits viele Unternehmen das Outsourcen dieser Aufgaben für sinnvoll halten. Viele Unternehmen konnten bereits überwiegend positive Erfahrung im Umgang mit Outsourcing von PM-Aktivitäten sammeln. Es sind nicht alle Aktivitäten gleichermaßen für das Outsourcen geeignet, unterstützende Aktivitäten werden allerdings als die am besten geeignete PM-Aktivität zum Outsourcen an Dienstleistungsunternehmen genannt.

Einschätzung der Zweckdienlichkeit des Outsourcings von PM-Aktivitäten

Einschätzung der Zweckdienlichkeit des Outsourcings von PM-Aktivitäten (Studie „Outsourcing von Projektmanagement-Aktivitäten“)

Die Problematik des Outsourcen

Die folgende Grafik veranschaulicht recht deutlich, wo genau beim Outsourcen von PM-Aktivitäten Spannungsfelder zwischen den jeweiligen Partnern entstehen können. Diese sollten bei der Entscheidungsfindung durchaus beachtet werden, da sie eine solide Grundlage zur Findung des passenden Partners bieten.

Zielkonflikte mit dem/der OutsourcingnehmerIn (vgl. Schmidt/Pai 2006: 22)

Zielkonflikte mit dem/der OutsourcingnehmerIn (vgl. Schmidt/Pai 2006: 22)

Darauf sollten Sie achten

Einer der top Gründe für die Abgabe von Management-Leistungen ist die Kostenreduzierung. Unternehmen sollten aus diesem Grund darauf achten, dass der Einsatz eines Dienstleisters den gewünschten Kosteneffekt fördert. Der Dienstleister muss diesem Wunsch entgegenkommen, beispielsweise über flexible Abrechnungsmodelle mit Erfolgsgarantie. Unternehmen sollten also im Umkehrschluss darauf achten, dass der Partner sich nicht davor scheut mit Ihrem Projekt Risiken einzugehen.

Außerdem muss rund um die Uhr ein Überblick über aktuelle und kommende Aufgaben gewährleistet sein. Die Nutzung eines Ticketsystems oder eines gemeinsamen Wikis zur kooperativen Zusammenarbeit beispielsweise fördert auf der einen Seite den kontinuierlichen Kommunikationsprozess, auf der anderen Seite wird der partnerschaftliche Wissensaustausch sicher gestellt. So besteht die Möglichkeit direkt in das Projekt einzugreifen, falls Änderungen im Ablauf vorgenommen werden müssen.

Das Fazit

Von den drei von El Baz aufgeführten Faktoren, die zu Outsourcing-Entscheidungen führen können, kann die Problematik von fehlenden Ressourcen aus den Daten der Studie durchaus herausgelesen werden. Auch professionellere, standardisierte Prozessabwicklung im PM als Basis von Effizienzsteigerung könnte als Beweggrund aus der Umfrage herausgelesen werden. Sein dritter Faktor (Fehlende Übernahme von Verantwortung, gegenseitige Schuldzuweisung, Misstrauen, …) wird bei uns nicht sichtbar. Hier sind die UmfrageteilnehmerInnen vielmehr der Meinung, dass vor allem klare Schnittstellen, PM-Reife, saubere Prozesse und Transparenz essentielle Vorbedingungen für Outsourcing-Entscheidungen sein sollten.
– E. Kreindl, G. Ortner, I. Schirl (Studie „Outsourcing von Projektmanagement-Aktivitäten“)

Ich habe hier bewusst das Fazit der Studie zitiert. Grund dafür ist, dass die Erfahrungen aus der täglichen Arbeit als Dienstleister genau dieses Fazit repräsentieren. Wir empfehlen Ihnen den jeweiligen Dienstleister auf’s Detail zu prüfen. Lassen Sie sich in die Vorgehensweise und Prozesse des Unternehmens einführen, bevor Sie Ihre Entscheidung fällen. Suchen Sie sich einen Dienstleister der darauf bedacht ist, Ihr Projekt nach vorne zu bringen und der gewillt ist, eine partnerschaftliche Beziehung zu Ihnen aufzubauen. So können Sie sicher gehen, dass Entscheidungen und Aufgaben im Sinne Ihres Unternehmens angegangen werden.

1: El Baz, El Sayed (1999): Outsourcing Project Management: Why, When, and How, Proceedings of the 30th Annual Project Management Institute 1999 Seminars & Symposium, Philadelphia, USA.

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