Böllhoff Gruppe
ECOPORTAL: schneller und flexibler Zugang zu allen relevanten Informationen

Die Böllhoff Gruppe ist weltweit Partner für 360° Verbindungstechnik mit Montage- und Logistiklösungen. Seit 1877 familiengeführt, steht das Unternehmen für langfristigen Erfolg durch Innovationskraft und Kundennähe. Als Verbindungsspezialist kennt Böllhoff die spezifischen Anforderungen seiner Kunden aus allen Industrien und unterstützt sie dabei, erfolgreiche Verbindungen zu schaffen. Am Stammsitz in Bielefeld und im weltweiten Unternehmensverbund gestalten mehr als 3.000 Mitarbeitende die Zukunft der Verbindungstechnik. Im Jahr 2019 erzielte Böllhoff so einen Umsatz von rund 638 Mio. Euro.

Dabei lebt die Branche der Verbindungs- und Montagetechnik neben dem Produktverkauf immer mehr von Dienstleistungen. Je besser die Dienstleistungen und der dazugehörige Informationsservice, umso besser die Chancen am Markt.

Mit dem Dienstleistungspaket ECOSIT übernimmt Böllhoff für seine Kunden die komplette Lieferkette: Disposition, Beschaffung, Qualitätsprüfung, Lagerhaltung und Warenverteilung. Das durch HDNET realisierte Dienstleistungsportal ECOPORTAL ist der digitale Zugang zum ECOSIT-System und erlaubt die Bündelung und Abbildung aller Kundenanforderungen und internen Prozesse von Beschaffung und Belieferung in einem Portal.

Die Herausforderung
Ein Konzept für unterschiedliche Services

Bereits seit 1999 betreibt Böllhoff ein Serviceportal für Kunden*innen. Die verstärkte Digitalisierung brachte neue Anforderungen mit sich, die das bestehende Portal nicht mehr abdecken konnte.

Es wurden unterschiedliche Services angeboten, die bislang jedoch nicht in einem einheitlichen Konzept zusammenflossen.

Neben einem gut etablierten und stabilen ERP-System bestanden zusätzlich mehrere Datenbanken mit in diversen Systemen verteilten Workflows, um Prozesse abzubilden. Auch technisch wie optisch war es nicht mehr zeitgemäß.

Ein neues Dienstleistungsportal soll helfen, den Informationsservice signifikant zu verbessern und alle Kundenanforderungen und internen Prozesse nun in einem Portal zu bündeln.

Ziel des Projekts
Eine Plattform für alle Prozessbeteiligten

Das Ziel des Projektes war es, allen Prozessbeteiligten die gleiche Plattform zu bieten und einen messbaren und nennenswerten Wettbewerbsvorsprung zu generieren und diesen auch zukünftig durch die stetige Weiterentwicklung des Portals zu gewährleisten. Dafür musste das technisch veraltete Produkt abgelöst und die diversen Subsysteme in einem Portal zusammengeführt werden. Das gemeinsam mit HDNET realisierte Dienstleistungsportal ECOPORTAL war die Lösung.

Eine besondere Herausforderung lag in diesem Projekt in der Priorisierung der Funktionen des ECOPORTAL sowie der Steuerung des Zusammenspiels diverser interner Fachbereiche.

Die Vorgehensweise
Agil & transparent

Die agile Arbeitsweise und eine gemeinsame Bewertung der Anforderungen machten die Entstehung des Dienstleistungsportals von Anfang an transparent:

Den Startschuss für das Projekt bildete der HDNET Big Picture Workshop: Es entstand eine Vision, wie das zukünftige Portal aussehen soll. Die Projektanforderungen wurden dabei von allen Projektbeteiligten erstellt. So wurde der Grundstein für eine enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit gelegt.

Böllhoff wurde hinsichtlich der Arbeitsmethoden von HDNET abgeholt und gemeinsam wurde der optimale Modus für die Umsetzung der agilen Arbeitsweise gewählt.

Der Entwicklungsprozess wurde, nutzerzentriert in 2-wöchigen Sprints durchgeführt und es entstand zügig ein erste minimal funktionsfähige Iteration des Portals (MVP).

Das MVP ermöglichte frühzeitig handlungsrelevantes Feedback und erhöhte so die Qualität der Endversion des Portals.

SCRUM-Prozess
„Die agile Arbeitsweise von HDNET und eine gemeinsame Bewertung der Anforderungen machten die Entstehung des ECOPORTALS von Anfang an transparent“
Mario Graßy
Innovationsmanagement, Böllhoff GmbH

Das Ergebnis
Alle relevanten Daten an einem Ort

Im ECOPORTAL haben alle Prozessbeteiligten die wichtigsten Daten rund um ihr Belieferungssystem stets im Blick

Das ECOPORTAL ist der digitale Zugang zum ECOSIT-System. Es bietet allen Beteiligten einen schnellen und flexiblen Zugang zu allen relevanten Informationen und ermöglicht die elektronische Bereitstellung von Daten und Dokumenten. So haben alle Beteiligten die wichtigsten Daten rund um das Belieferungssystem stets im Blick, um z. B. Stammdaten abzurufen oder diverse Dokumente herunterzuladen. Zudem stehen umfangreiche Reporting-Funktionalitäten zur Verfügung, mit deren Hilfe die Anwender*innen die Performance analysieren und durch zahlreiche Ansätze die Effizienz steigern können.

Durch die Zusammenführung der diversen Subsysteme im ECOPORTAL konnten alle Prozessbeteiligten profitieren:

  • Kunden*innen verfügen dadurch über eine schnelle und moderne Portallösung, um sich selbstständig und zu jeder Zeit Informationen zu beschaffen, z. B. zu laufenden Bestellungen, zur aktuellen Systemkonfiguration sowie zu den Verbrauchswerten der letzten 12 Monate und den Rechnungen der letzten 6 Monate.
  • Die Mitarbeiter*innen von Böllhoff sehen gebündelt alle Details, die zur Abwicklung und Steuerung der Kundenaufträge notwendig und hilfreich sind und haben die Möglichkeit, Dokumente direkt im ECOPORTAL zu verwalten.
  • Angeschlossene Partner*innen verfügen über die gleichen Informationen wie die Mitarbeiter*innen von Böllhoff und sind in der Lage, mögliche Fehler im Prozess sofort online zu dokumentieren und über eingestellte Workflows an die richtige Ansprechperson zu übermitteln.
Features des Portals
  • Behälter-Tracking
    • Statusanzeige von Lieferungen
  • Dokumentenverwaltung
    • Lieferscheine
    • Rechnungen
    • Artikelzeugnisse
    • Produktdatenblätter
  • EDI-Generator
  • Virtuelles Regal
    • Findehilfe für den Werker
    • Artikelinfos mit Verzweigung zu Statistiken
    • Möglichkeit von manuellen Zusatzbestellungen
  • Analytics Kundenverhalten: Statistik und Transparenz
    • Zugriff auf die wesentlichen internen Statistiken für die Auswertung beim / vom Kunden. Transparenz über den gesamten Prozess beim Kunden.
  • Customer Self-Service
    • Der Kunde erledigt Aufgaben selbst und entlastet so den Vertriebsinnendienst
„Mit dem ECOPORTAL haben wir alle Kundenanforderungen und internen Prozesse in einem Portal gebündelt und so unseren Informationsservice signifikant verbessert“
Mario Graßy
Innovationsmanagement, Böllhoff GmbH
Kunde
Böllhoff Gruppe
Leistungen
Scrum Management
Konzeption
Design
Realisierung
Technologien
Symfony
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Tobias Weinhorst